Die Eventagentur REVIERKÖNIG bietet neben der Konzeption und Durchführung analoger, digitaler und hybrider Firmenevents auch eine digitale Lösung für ein effizientes, DSGVO-konformes und barrierefreies Teilnehmermanagement-System an.
Wir fragen heute die Gründerin und Verantwortliche für Marketing und Business-Development, Sandra Caspers, wie es dazu kam.
Liebe Sandra, wie kommt man auf die Idee, als Eventagentur ein eigenes Teilnehmermanagement zu programmieren?
Sandra Caspers: Die Entscheidung, als Eventagentur ein eigenes Teilnehmermanagement-System zu programmieren, liegt daran, dass Events immer digitaler werden. Damit meine ich nicht unbedingt das eigentliche Veranstaltungsformat jedoch die Werkzeuge, die zum Gelingen von großen Tagungen, Konferenzen und Corporate Events beitragen.
Grenzt ihr euch damit auch von anderen Eventagenturen ab?
Sandra Caspers: Klar. Denn die Entwicklung eines eigenen Teilnehmermanagement-Systems kann auch als strategischer Wettbewerbsvorteil gesehen werden. Wenn die selbstentwickelte Software spezielle Funktionen bietet, die die Konkurrenz nicht hat, kann dies unsere Position am Markt sicherlich stärken. Auch sind wir unabhängiger von externen Lösungen. Und wir kennen viele Lösungen am Markt, die aus Firmenkundensicht oftmals viel zu komplex und teuer sind. Wir dagegen bieten eine kompakte Lösung im Baukasten-System an, die auch bezahlbar ist.
Ein eigenes System bietet zudem die Integration mit anderen bestehenden Systemen. Denn unser intern entwickeltes System kann besser in vorhandene Workflows und Anwendungen der Agentur integriert werden.
Was sind die Vorteile eures Teilnehmermanagement-Systems für den kunden?
Sandra Caspers: Ein effizientes Teilnehmermanagement-System bringt für Firmenkunden zahlreiche Vorteile mit sich, die ich im Folgenden kurz anreißen möchte.
- Zeitersparnis: Unser Teilnehmermanagement-System automatisiert viele Prozesse, wie z.B. die Registrierung, Bestätigungen, Erinnerungen und Berichterstattung. Dadurch sparen wir Zeit und Ressourcen, die wir anderweitig für die Eventvorbereitung und -durchführung nutzen können.
- Benutzerfreundlichkeit: Unser Teilnehmermanagement-System bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die es den Teilnehmern*innen leicht macht, sich zu registrieren, Informationen zu erhalten und auf relevante Eventdetails zuzugreifen. Das verbessert die Event-Erfahrung der Teilnehmer*innen und trägt zur Zufriedenheit bei.
- Individualisierung und Personalisierung: Unser Teilnehmermanagement-System bietet ein auf das Corporate-Design des Auftraggebers abgestimmtes Layout. Auch können Firmenkunden personalisierte Einladungen, Nachrichten und Inhalte an ihre Teilnehmer senden. Sonderanforderungen können mit einem gewissen zeitlichen Vorlauf hinzuprogrammiert werden.
- Automatisierte Kommunikation: Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen per E-Mail, sorgen dafür, dass die Teilnehmer*innen stets über wichtige Informationen, Zeitpläne und Eventdetails informiert sind. Dies minimiert Missverständnisse und steigert die Anwesenheitsquote.
- Echtzeit-Überwachung und Berichterstattung: Unser Teilnehmermanagement-System ermöglicht es Firmenkunden, den Fortschritt und den Status ihrer Veranstaltung in Echtzeit zu überwachen. Auch und insbesondere im Rahmen der Akkreditierung. Sie können jederzeit detaillierte Berichte über Teilnehmerzahlen, Rückmeldungen und andere relevante Metriken generieren und einsehen.
- Datensicherheit und Compliance: Unser Teilnehmermanagement-System legt großen Wert auf Datenschutz und Sicherheit. Dies ist besonders wichtig, wenn es um die Verwaltung sensibler Teilnehmerdaten geht. Firmenkunden können sicher sein, dass ihre Daten gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen und Compliance-Standards behandelt werden.
- Effektive Ressourcennutzung: Durch die Automatisierung von Prozessen können wir Ressourcen wie Personal und Budget effizienter nutzen. Dies trägt dazu bei, die Kosten zu minimieren und die Rentabilität von Veranstaltungen zu maximieren.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Unser Teilnehmermanagement-System ist flexibel und kann an die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse des Kunden angepasst werden. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die eine Vielzahl von Veranstaltungen mit unterschiedlichen Anforderungen organisieren.
Insgesamt tragen diese Vorteile dazu bei, dass Firmenkunden ihre Veranstaltungen effizienter planen, durchführen und verwalten können, was letztendlich zu einer positiven Erfahrung für die Teilnehmer*innen vor Ort führt.
Ist die Entwicklung solch eines Systems für eine Eventagentur nicht auch eine kostspielige Angelegenheit?
Sandra Caspers: Die Entwicklung einer eigenen Software bringt sicherlich auch Herausforderungen mit sich, wie zum Beispiel höhere initiale Entwicklungskosten, lange Entwicklungszeiten und die Notwendigkeit, die Software langfristig zu warten und zu aktualisieren. Daher sollte eine solche Entscheidung immer gut durchdacht und mit den spezifischen Bedürfnissen und Ressourcen einer Eventagentur abgestimmt sein. Aber das ist sie. Und wir haben mehr als 15 Jahre ein technisch-ambitioniertes Erlebnisportal betrieben und wissen, was es heißt, Technik und Prozesse kundenorientiert einzusetzen.
Liebe Sandra, hab ganz vielen Dank für das Interview.
Sandra Caspers: Bei Interesse können sich potenzielle Firmenkunden gerne unter 02327-399 00 93 an uns wenden und erhalten dann ein auf ihre Bedürfnisse abgestimmtes Angebot.