Mitarbeiterversammlung - so geht INFOrmation
Informationsabend der Städtischen Sparkasse zu Schwelm und Sparkasse Sprockhövel
- Konzepterstellung Digital Event
- Ablauf- und Regieplanung
- Einlassmanagement
- Auswahl Moderatorin
- Abstimmung Hygiene- und Infektionsschutzmaßnahmen
- Definition Ausstattungs- und Dekorationskonzept
- Bereitstellung Technik
- Dienstleister-Steuerung
- Koordination Eventlogistik
- Veranstaltungssteuerung und -begleitung
Kunde
Sparkasse Schwelm-Sprockhövel
Anlass
Tagung
Ort
Schwelm
Teilnehmer*innen:
170
Veranstaltungsfläche:
1.200 qm
Intro
Seit über 200 Jahren gibt es Sparkassen in Westfalen-Lippe. Die derzeit 57 Institute weisen eine Gesamtbilanzsumme von 140,3 Milliarden Euro auf und können sich somit als die bedeutendste Finanzorganisation in Westfalen-Lippe bezeichnen. Durch die Fusion der Städtischen Sparkasse zu Schwelm und der Sparkasse Sprockhövel liegt die künftige Bilanzsumme bei rund 1,4 Mrd. Euro. Damit nimmt das Institut Sparkasse Schwelm-Sprockhövel nach der Bilanzsumme Position 35 der 57 Sparkassen in Westfalen-Lippe ein.
Briefing Eventagentur
Die Städtische Sparkasse zu Schwelm wird zum 31.08.2021 mit der Sparkasse Sprockhövel fusionieren. Das neue Unternehmen wird dann als „Sparkasse Schwelm-Sprockhövel“ agieren. Um die Mitarbeiter beider Häuser zeitnah und umfänglich zu informieren, soll eine Mitarbeiterversammlung in der Eventhalle Schwelm stattfinden. Der REVIERKÖNIG wurde beauftragt, die Sparkassen bei der Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung zu unterstützen.
Umsetzung
Die anstehende Fusion der Städtischen Sparkasse zu Schwelm und der Sparkasse Sprockhövel führte 170 Mitarbeiter in die YNS-Arena in Schwelm. Am Morgen der Veranstaltung wurde jeder einzelne Gast bereits auf COVID-19 getestet und erhielt ein digitales Testergebnis, welches bei der Akkreditierung vorgezeigt werden musste. Und am Eingang sorgten gebrandete Bodenaufkleber für einen ausreichenden Abstand in der Warteschlange.
Die REVIERKÖNIG Mitarbeiter prüften Test-Dokumente und Impfausweise, übergaben den Gästen im Gegenzug ein Namensschild und gewährten diesen so einen sicheren Einlass in die Eventhalle. Darüber hinaus wurde ein „Schnelltest-Bereich“ mit geschultem Personal hinter dem Akkreditierungscounter eingerichtet.
Für alle 170 Sitzplätze und die 43 Stehtische, die der REVIERKÖNIG mit Sparkassen-roten Hussen und weißer Blumendeko versah, wurden im Voraus individuelle QR-Codes via LUCA-App generiert. Über ihre Smartphones konnten sich die Gäste zunächst im Tagungsbereich der Halle und später im „Get together-Bereich“ sicher ein- und wieder ausloggen. So konnte zu jeder Zeit die Rückverfolgbarkeit der anwesenden Teilnehmer garantiert werden.
Die Bühne war mit modernster Technik, einem individuell gestalteten Bühnenhintergrund, gebrandeten Rednerpult und Beachflags, einer LED-Wand, stylischen Sesseln für die Redner und farblich abgestimmter Blumendekoration ausgestattet.
Um Punkt 19.00 Uhr betrat die Moderatorin des Abends, Katja Leistenschneider, die Bühne und führte durch das 1,5-stündige Programm. Hier wurden Fragen rund um die Fusion und die Neuorganisation beantwortet und die für beide Institute wichtige regionale Verwurzelung betont.
Nach Verabschiedung durch den Gastgeber und Vorstandsvorsitzenden, Michael Lindermann, fanden sich die Gäste zu einem kleinen Get-Together im hinteren Bereich der großräumigen Halle zusammen. Auch hier sorgten extra angebrachte Bodenaufkleber für die nötigen Abstände während des Flying Buffets.
Beim Verlassen der Eventlocation überreichten die REVIERKÖNIG-Mitarbeiter jedem Gast noch ein personalisiertes Geschenk der neuen Sparkasse Schwelm-Sprockhövel.
Der REVIERKÖNIG hat uns mit seiner Erfahrung und seinem Netzwerk dabei geholfen, in weniger als zwei Wochen eine rundum gelungene Veranstaltung auf die Beine zu stellen. Danke für den tollen Support und die angenehme Zusammenarbeit!
