Digitalkonferenz aus dem Sendestudio in Essen
Digitale Konferenz des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung des Landes NRW.
- Planung und Konzeption der Digitalkonferenz
- Planung und Durchführung der Veranstaltung
- Teilnehmermanagement | Auswahl TN-Management-System
- Grafik (Anmeldeseite, Website/Event-App, Beschilderung)
- Auswahl Eventlocation
- Abstimmung Hygiene- und Infektionsschutzmaßnahmen inkl. Bereitstellung Corona-Selbsttests
- Bühnenausstattung
- Organisation Catering
- Erstellung Technikkonzept | Bereitstellung Streaming-Technik und Event-App
- Ablauf- und Regieplanung
- Auswahl Moderatorin
- Briefing und Betreuung der Moderatorin und der Referierenden
- Betreuung des Teilnehmer-Chats
- Dienstleister-Steuerung
- Veranstaltungssteuerung und -begleitung
Kunde
Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung des Landes Nordrhein Westfalen
Anlass
Konferenz
Ort
RUHRTURM Essen
Teilnehmer*innen:
350
Veranstaltungsfläche:
650 qm
Intro
Das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung des Landes Nordrhein-Westfalen wird von Ina Scharrenbach geleitet und gliedert sich in sechs Fachbereiche.
Heimat bedeutet das Verbindende, die Gemeinschaft und der Zusammenhalt in einem vielfältigen Land wie Nordrhein-Westfalen. Dazu gehören 427 Kommunen mit 396 Städten und Gemeinden sowie 31 Kreisen mit rund 18 Millionen Einwohnerinnen und Einwohnern.
Nordrhein-Westfalen ist damit das einwohnergrößte Bundesland in der Bundesrepublik Deutschland. Die Kommunen agieren als Keimzellen freiheitlicher Demokratie. Die Gestaltung dieser Heimat durch Förderung von neuem Wohnraum, von Entwicklungskonzepten für Städte und Gemeinden aber auch die Förderung der Denkmalpflege ist ein weiterer Fokus des Ministeriums, welches sich darüber hinaus auch für die Chancengleichheit von Mann und Frau einsetzt.
Briefing Eventagentur
Das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung des Landes Nordrhein-Westfalen (MHKBG) möchte eine Online-Fortbildung zum Thema „Digitales Planen, Bauen und Bewirtschaften“ durchführen. Dabei sollen Projektteam und Referierende das Konferenzprogramm von einem Sendestudio aus präsentieren und bis zu 1.200 Teilnehmer der Konferenz virtuell folgen können.
Umsetzung
Live aus Essen. Und mit bis zu 1.200 Teilnehmern an den heimischen Rechnern. Die Pandemie setzt neue Rahmenbedingungen und so wurde der Essener „RUHRTURM“ zur Sendestation umfunktioniert.
Das zentral und verkehrsgünstig gelegene Konferenzzentrum bietet auf über 2.000 m² barrierefreie Räumlichkeiten, flexible Nutzungsmöglichkeiten und eine stabile, hochleistungsfähige Internetverbindung für digitale Events.
Der von der Eventagentur REVIERKÖNIG final ausgewählte und 650 qm große Raum „RUHR-Salon“ verfügte über ausreichend Fläche, damit Referierende und Projektteam mit dem gebotenen Sicherheitsabstand agieren konnten.
Das war ein Teil des auf die Veranstaltung abgestimmten und von der Agentur ausgearbeiteten Hygienekonzepts, welches neben entsprechenden Hinweisschildern und Handdesinfektionsspendern auch die Testung aller Beteiligten mit Antigen-Selbsttests vorsah. Denn erst mit einem Negativ-Ergebnis durfte der Veranstaltungsraum betreten werden - und das galt auch schon für die Aufbautage im Vorfeld.
Die Teilnehmer (am Rechner) hatten sich im Vorfeld über eine eigens erstellte Landingpage inkl. Online-Konferenztool in HD-Bildqualität und personalisiertem Zugang für die Veranstaltung angemeldet und konnten diese nach Bestätigung des Double Optins auch unter Verwendung der Zugangsdaten am Rechner live verfolgen.
Und dann war es so weit. Pünktlich um 10.00 Uhr betrat die von der Agentur ausgewählte Moderatorin Katja Leistenschneider die Bühne, begrüßte die Zuschauer und erläuterte das folgende Programm und die Interaktionsmöglichkeiten wie Live-Abstimmungen und Umfragen. Unterstützt wurde die Moderatorin dabei von einem Mitarbeiter des Ministeriums und einer Mitarbeiterin des REVIERKÖNIG, die die Anfragen der Teilnehmer konsolidierten und an die Moderatorin weitergaben.
Der REVIERKÖNIG verantwortete die komplette Ablaufregie und sorgte für die Bereitstellung des gesamten Technikequipments mit mehreren Kameras und einem Kamerateam. Die Veranstaltung wurde zudem aufgezeichnet und dem Auftraggeber im Anschluss zur Verfügung gestellt.
Wir fühlten uns von Anfang an gut bei der Eventagentur REVIERKÖNIG aufgehoben. Das fing bei gut strukturierten Angeboten an, punktete mit schnellen Reaktionszeiten sowohl in der Vorbereitung als auch während der Veranstaltung und überzeugte mit einer absoluten Fachkompetenz beim Thema digitale Events. Die Agentur können wir nur weiterempfehlen.
