Die erfolgreiche Planung eines Firmenevents ist weit mehr als reine Organisation. Ob Firmenevent, Tagung, Mitarbeiterevent oder großes Kundenincentive – jedes Event ist eine individuelle Herausforderung. Es gilt, klare Ziele zu setzen, Budgets realistisch zu kalkulieren, Dienstleister auszuwählen und zu koordinieren und die Gäste zu begeistern. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Dos and Don’ts der Eventplanung – und zeigen, warum eine professionelle Eventagentur oft die bessere Wahl ist.
DOS – WAS MAN UNBEDINGT BEACHTEN SOLLTE
1. Frühzeitig mit der Planung beginnen
Eine erfolgreiche Veranstaltung lebt von guter Vorbereitung. Viele der besten Eventlocations, Technikdienstleister oder Caterer sind Monate im Voraus ausgebucht. Wer zu spät beginnt, hat oft nur noch eingeschränkte Möglichkeiten und muss Kompromisse eingehen. Je früher man startet, desto größer ist die Auswahl – und desto besser lassen sich Angebote vergleichen, Konzepte abstimmen und die Umsetzung koordinieren.
2. Klare Ziele für das Event definieren
Warum findet das Event statt? Was will der Auftraggeber bei seinen Gästen bzw. Teilnehmern bewirken? Die Zielsetzung ist das Fundament jeder Veranstaltung. Ob Teambuilding, Kundenbindung, Markenpräsentation oder Wissensvermittlung – mit einem klaren Ziel lässt sich die gesamte Planung darauf ausrichten, von der Programmauswahl bis zur Kommunikation. Ohne Ziel bleibt ein Event oft beliebig.
3. Zielgruppe verstehen und Event darauf ausrichten
Events funktionieren nur, wenn sie auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Gäste eingehen. Die Inhalte, das Setting, die Verpflegung und sogar die Art der Einladung sollten zur Zielgruppe passen – egal ob Azubis, langjährige Mitarbeitende, Kunden oder Führungskräfte. Teilnehmerzentriertes Denken zahlt sich aus – in Zufriedenheit und positiver Resonanz.
4. Budget realistisch planen – mit Puffer
Ein häufiger Fehler: Das Budget wird oft zu optimistisch angesetzt oder wichtige Posten wie Catering, Technik, Transport oder Logistik werden teurer als gedacht. Gerade beim Catering erfahren wir permanente Preisanpassungen. Kalkulieren Sie deshalb alle Positionen sorgfältig – und planen Sie mindestens 10 % als Puffer für unvorhergesehene Ausgaben ein. Eine gute Eventagentur hilft dabei, das Beste aus einem Budget herauszuholen – und schafft Transparenz, welche Ausgaben in welcher Höhe anfallen.
5. Richtige Standortwahl
Die Wahl eines ungeeigneten Veranstaltungsortes kann erhebliche Auswirkungen auf den Erfolg eines Events haben. Faktoren wie Erreichbarkeit, Kapazität, Ausstattung und Atmosphäre müssen sorgfältig berücksichtigt werden.
6. Immer einen Plan B mitdenken
Was tun bei Regen, Stromausfall oder Technikversagen? Diese Situationen treten häufiger auf, als man denkt. Ein durchdachter Notfallplan sorgt für Sicherheit und Professionalität. Ob Zeltlösung, Ersatztechnik oder alternative Programmpunkte – wer vorbereitet ist, bleibt auch in Stresssituationen souverän.
DON´TS – HÄUFIGE FEHLER BEI DER Planung
1. Alles allein machen wollen
Veranstaltungen erfordern Koordination, Kommunikation und Know-how in vielen Bereichen. Wer versucht, alles selbst zu machen, verliert schnell den Überblick. Stattdessen sollten Aufgaben im Team verteilt werden – oder gleich mit einer erfahrenen Eventagentur zusammenarbeiten, die alles aus einer Hand übernimmt. Full-Service eben.
2. Zu viel Fokus auf Details, zu wenig auf Struktur
Dekoration, Give-aways und kreative Ideen sind wichtig – aber nicht wichtiger als ein durchdachter Ablaufplan. Technik, Catering, Einlass, Redner und Zeitmanagement müssen funktionieren. Erst wenn das Grundgerüst steht, sollte der Feinschliff erfolgen.
3. Unklare Kommunikation mit Dienstleistern oder Team
Unvollständige Briefings, fehlende Timings oder vage Absprachen führen schnell zu Missverständnissen. Klare, schriftliche Kommunikation, regelmäßige Updates im Form von Jour-Fixe Terminen und ein zentraler Ansprechpartner sind unerlässlich für einen reibungslosen Ablauf.
4. Fehlendes Teilnehmermanagement
Wie kommen die Gäste an Informationen? Wie läuft die Anmeldung? Wie werden Feedbacks gesammelt? Ohne professionelles Teilnehmermanagement wirken Events unorganisiert. Digitale Tools helfen hier enorm – z. B. für Einladungen, Erinnerungen, Check-in oder individuelle Gästebetreuung.
5. Keine Erfolgskontrolle nach dem Event
Wie wurde das Event wahrgenommen? Wurden die Ziele erreicht? Ohne Feedback oder Kennzahlen bleibt der Erfolg subjektiv. Umso wichtiger ist es, im Nachgang Rückmeldungen einzuholen – z. B. per Umfrage – und die Learnings für künftige Events zu nutzen.
Warum eine Eventagentur die richtige Entscheidung ist
Eine erfahrene Eventagentur bringt nicht nur Fachwissen und Erfahrung mit, sondern entlastet spürbar und zeigt routiniert die wichtigsten Fragestellungen auf. Von der Konzeption über die Budgetkontrolle bis hin zur operativen Umsetzung wird nichts dem Zufall überlassen.
5 Vorteile einer professionellen Eventagentur:
- Langjährige Erfahrung mit unterschiedlichsten Veranstaltungsformaten
- Kreative Konzepte, die zur Marke und Zielgruppe passen
- Zuverlässiges Netzwerk aus Dienstleistern und Partnern
- Entlastung durch professionelle Projektsteuerung
- Effiziente Prozesse und strukturierter Ablauf – vom ersten Briefing bis zum Abbau
Gerade bei größeren Firmenevents, Jubiläen oder Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern zahlt sich die Zusammenarbeit mit Profis aus – in Zeit, Qualität und Wirkung.
Fazit
Eventplanung ist ein Zusammenspiel aus Strategie, Organisation und Emotion. Wer typische Fehler vermeidet, frühzeitig startet und den roten Faden nie aus den Augen verliert, hat beste Chancen auf ein erfolgreiches Event. Eine Eventagentur kann dabei Planungssicherheit, kreative Ideen und professionelle Umsetzung aus einer Hand bieten. So wird aus einem Event ein echtes Highlight – für den Auftraggeber und die Gäste.
