Briefing Eventagentur

Perfekt gebrieft, perfekt geplant: Was eine Eventagentur wirklich wissen muss

Ein Firmenevent ist weit mehr als nur ein „Zusammenkommen“. Es ist ein strategisches Kommunikationsinstrument, ein starkes Signal nach innen und außen – und vor allem eine Gelegenheit, Mitarbeiter:innen, Kund:innen oder Partner:innen emotional zu binden. Damit dieses Event nicht nur gut, sondern großartig wird, braucht es neben einer erfahrenen Eventagentur vor allem eins: ein fundiertes Briefing. Denn das gibt Orientierung von Anfang an.

Doch genau hier hapert es im Alltag leider oft. Als Eventagentur erleben wir es regelmäßig: Die Anfrage ist da, die Begeisterung ebenfalls – aber viele wichtige Informationen fehlen. Ohne klar definierte Rahmenparameter kann allerdings kein überzeugendes, passendes und realisierbares Angebot entstehen. Rückfragen verzögern den Prozess, kosten Zeit und manchmal leider auch Ideen. Also kein Konzept ohne Kontext: Denn bereits das Agenturbriefing entscheidet über Erfolg und Misserfolg.

Dieser Beitrag ist somit all jenen gewidmet, die ein Firmenevent planen und ihrer Eventagentur einen optimalen Einstieg ermöglichen möchten – sei es für eine Tagung, ein Firmenjubiläum, ein Incentive oder eine Feier auf dem eigenen Betriebsgelände.

Warum ein vollständiges Briefing so entscheidend ist:

Ein gutes Briefing ist nicht einfach ein bürokratischer Schritt – es ist der erste kreative Impuls. Es schafft die Grundlage dafür, dass die Agentur nicht „ins Blaue“ konzipieren muss, sondern gezielt auf Ihre Bedürfnisse und Rahmenbedingungen eingehen kann.

• Kreativität bekommt Raum: Ideen entstehen dort, wo Klarheit herrscht.
• Zeitersparnis: Weniger Rückfragen, schnellere Angebotserstellung.
• Passgenaue Konzepte: Nur mit vollständigen Informationen können Budget, Zielsetzung, Location und Dramaturgie perfekt aufeinander abgestimmt werden.
• Mehr Sicherheit: Wenn schon im Briefing alle Rahmenbedingungen bedacht sind, lassen sich spätere Überraschungen vermeiden.
• Vergleichbarkeit: Nur durch ein klares Anforderungsprofil können Angebote miteinander verglichen werden.

Welche Informationen sollte ein Eventbriefing enthalten?

Um es leichter zu machen, haben wir die wichtigsten Punkte strukturiert zusammengefasst. Wenn diese Informationen gleich zu Beginn zur Verfügung gestellt werden, ist die Anfrage auf bestem Wege zu einem erfolgreichen Event.

1. Grundlegende Eckdaten zum Event

• Art des Events: Handelt es sich um eine Tagung, ein Firmenjubiläum, eine Weihnachtsfeier, ein Incentive, eine Roadshow oder etwas ganz anderes?
• Geplanter Termin oder Zeitraum: Gibt es ein fixes Datum? Alternativ reicht auch ein gewünschter Monat oder Quartal (z. B. „Ende Q2“ oder „im September 2025“) mit Angabe des Wochentages
• Dauer der Veranstaltung: Halbtags, ganztägig, abends oder mehrtägig inklusive Übernachtung?
• Veranstaltungsort: In welcher Destination soll die Veranstaltung stattfinden?
• Location: Ist eine Location bereits vorhanden oder soll die Agentur Locations vorschlagen? Gibt es Vorlieben (modern, Industriekulisse, rustikal, im Grünen)? Oder findet das Event auf dem eigenen Gelände statt?

Tipp: Auch wenn manche Daten noch nicht feststehen, sind grobe Richtwerte oder Annahmen besser als gar keine Angaben.

2. Teilnehmerprofil und Zielgruppenverständnis

• Anzahl der Teilnehmer:innen: Wie viele Personen werden erwartet? Werden Partner oder Kinder ebenfalls eingeladen? Gibt es eine Mindest- oder Maximalzahl?
• Teilnehmerstruktur: Handelt es sich um Mitarbeitende, Führungskräfte, Kund:innen, Partner:innen oder ein gemischtes Publikum? International oder regional?
• Besondere Anforderungen: Müssen Dolmetscher eingeplant werden? Gibt es Anforderungen an Barrierefreiheit, Cateringwünsche (z. B. vegetarisch/vegan) oder Dresscode-Vorgaben?

Je besser die Zielgruppe verstanden wird, desto zielgerichteter können Inhalte, Formate und das Gesamtsetting entwickelt werden.

3. Ziel und Botschaft des Events

Was möchten Sie mit der Veranstaltung erreichen? Ohne klare Zielsetzung verpufft jedes noch so schöne Event. Mögliche Ziele:

• Wertschätzung und Motivation der Mitarbeitenden
• Wissensvermittlung und fachlicher Austausch
• Kundenbindung oder Leadgenerierung
• Teambuilding und Erlebnisschaffung
• Präsentation eines Meilensteins oder Jubiläums

Kommunikative Leitidee: Gibt es eine zentrale Botschaft, die transportiert werden soll? Einen Leitspruch oder Slogan?

4. Budgetrahmen und wirtschaftliche Parameter

Auch wenn es manchmal schwerfällt: Ein realistischer Budgetrahmen hilft ungemein. Kein seriöser Anbieter wird das Budget „ausschöpfen“, sondern nutzt es verantwortungsvoll zur optimalen Umsetzung.

Geben Sie idealerweise eine Spannbreite an, damit die Agentur das kreative Potenzial optimal nutzen kann.

5. Rahmenbedingungen & Infrastruktur

Wenn die Veranstaltung auf Ihrem Gelände stattfinden soll, sind einige logistische Details hilfreich:

• Welche Flächen stehen zur Verfügung (Innenhof, Parkplatz, Kantine etc.)?
• Gibt es Strom-, Wasser-, Abwasseranschlüsse?
• Dürfen Zelte aufgebaut werden?
• Gibt es Lautstärkebeschränkungen oder Vorgaben der Nachbarschaft?
• Gibt es Parkmöglichkeiten oder Zufahrtsregelungen?

Je früher solche Informationen bekannt sind, desto effizienter kann die Machbarkeit geprüft und geplant werden.

6. Programmwünsche & No-Gos

• Was soll auf jeden Fall enthalten sein? (z. B. Moderation, Live-Musik, Foodtrucks, Branding)
• Gibt es Lieblingslocations oder Dienstleister?
• Welche Programmpunkte sind eher unerwünscht? (z. B. Outdoor-Elemente, wenn keine Schlechtwetter-Alternative besteht)
• Gibt es interne Richtlinien zur Nachhaltigkeit oder Corporate Design-Vorgaben?

7. Logistik, Reise & Rahmenbedingungen

• Müssen Hotelkontingente organisiert werden?
• Sollen Transfers, Shuttlebusse oder ÖPNV berücksichtigt werden?
• Gibt es geplante Side-Events, z. B. Stadtführungen, Teambuildings oder Tastings?
• Müssen externe Genehmigungen (Sondernutzung, GEMA, Royalties, etc) eingeholt werden?

Fazit: Klare Informationen = klare Konzepte

Ein Firmenevent ist immer auch ein Ausdruck der Unternehmenskultur. Umso wichtiger ist es, dass Konzept, Ablauf und Atmosphäre perfekt zu Ihrem Unternehmen passen. Das gelingt nur mit einem guten Briefing – der ersten gemeinsamen Planungsgrundlage.

Je besser wir Sie verstehen, desto besser wird das Ergebnis. Und wir versprechen: Mit einem starken Briefing machen wir aus Ihrem Event etwas Besonderes. Versprochen.