Liebe Sandra, du leitest den Bereich Firmenkunden bei der Eventagentur REVIERKÖNIG. Heißt, du sorgst mit deinem Team u.a. für die Sicherheit bei Veranstaltungen, insbesondere, wenn diese auf dem Betriebsgelände des Auftraggebers stattfinden. Dazu bedarf es der Formulierung von Sicherheitskonzepten mit Informationen und Maßnahmen. Gerne würden wir dir hierzu ein paar Fragen stellen.
Apropos Sicherheitskonzept. Welche Elemente gehören denn zu einem umfassenden Sicherheitskonzept bei einem Event?
Ein umfassendes Sicherheitskonzept umfasst die Risikobewertung und Gefährdungsanalysen, die Definition von Funktionen und Aufgaben, die Erstellung von Gelände-, Aufbau- und Notfallplänen, die Beauftragung von Gesundheits- und Sanitätsdiensten, das Vorhalten von Sicherheits- und Ordnungspersonal, die Einrichtung von Zugangskontrollen, die Einhaltung von Brandschutzmaßnahmen, die Erstellung von Evakuierungsplänen, das Briefing und die Schulung des Personals sowie die Koordination mit lokalen Behörden und Notdiensten. Das ist eine Vielzahl von Verantwortlichkeiten und Verantwortlichen.
Welche Akteure sollten denn in die Planung der Veranstaltungssicherheit mit eingebunden werden? Und was ist dabei die Rolle einer Eventagentur in dem Prozess?
Die Hauptverantwortung für die Planung und Durchführung des Events liegt immer beim Veranstalter. Die Eventagentur bereitet vor, organisiert und unterstützt. Sie koordiniert alle Aspekte der Veranstaltung, einschließlich des Sicherheitskonzeptes, das alle gesetzlichen und relevanten Anforderungen beinhaltet..
Was gilt es denn ganz konkret bei einer Veranstaltung auf dem Betriebsgelände des Auftraggebers zu beachten und was muss mit den Behörden abgestimmt werden?
Nur durch die sorgfältige Planung und Abstimmung mit den relevanten Behörden kann die Sicherheit bei Veranstaltungen auf dem Betriebsgelände des Auftraggebers gewährleistet und mögliche Risiken minimiert werden.
Abhängig von der Art der Veranstaltung und der erwarteten Teilnehmerzahl müssen möglicherweise Genehmigungen bei den lokalen Behörden (z.B. Bauamt, (Bau-)Ordnungsamt) eingeholt werden.
Wichtig ist die offizielle Anmeldung bei den zuständigen Behörden, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden – und auch um die Koordination von Sicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten.
Heißt, es muss Absprachen über die Präsenz und Unterstützung der Polizei, insbesondere bei großen Veranstaltungen oder erhöhtem Sicherheitsrisiko geben. Ggf. muss es auch eine spezielle Verkehrsregelung geben. Bedeutet: Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Verkehrslenkung und Parkraumbewirtschaftung in Zusammenarbeit mit der Polizei.
Dann gibt es noch das Thema Brandschutz wie die Brandschutzbegehung – also eine gemeinsame Inspektion des Geländes mit der Feuerwehr, um sicherzustellen, dass alle Brandschutzmaßnahmen den Vorschriften entsprechen. Und daraufhin muss für die Location ein Brandschutzkonzept erstellt werden, sofern dieses noch nicht vorliegt.
Nicht zu vernachlässigen ist auch das Thema Gesundheitsdienste und Sanitätsdienst. Die Koordination mit Rettungsdiensten ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass im Notfall schnelle medizinische Hilfe vor Ort ist. Die Einbindung von Rettungsdiensten und Krankenhäusern in den Notfallplan gilt natürlich primär bei sehr großen Veranstaltungen. In der Regel reicht bei Events auf dem Firmengelände die Bereitstellung von Sanitätsdiensten. Also die Zusammenarbeit mit Organisationen wie dem Roten Kreuz oder anderen Anbietern zur Bereitstellung von medizinischem Personal und Erste-Hilfe-Einrichtungen.
Das klingt komplex. Welche technologischen Lösungen oder Tools können Veranstalter nutzen, um die Sicherheit während einer Veranstaltung zu verbessern?
Insbesondere bei großen und/oder öffentlichen Veranstaltungen können Technologien wie Überwachungskameras, Metalldetektoren, Drohnenüberwachung, mobile Apps für Notfallkommunikation, elektronische Zugangskontrollsysteme und Notfallsysteme (z.B. Alarmsysteme) eingesetzt werden, um die Sicherheit zu verbessern. Diese Technologien unterstützen die Überwachung, Kommunikation und schnelle Reaktion auf Vorfälle.
Im Übrigen sorgt ein digitales Anmeldesystem wie das Teilnehmermanagement-Tool des REVIERKÖNIG dafür, dass wir zum einen wissen, wer sich im Vorfeld zu der Veranstaltung angemeldet hat, und zeigt gleichzeitig mittels Akkreditierungsfunktion auf, wie viele und welche Personen aktuell an der Veranstaltung teilnehmen.
Hinsichtlich Wetter kommen entsprechende Wetter-Apps und natürlich auch NINA zum Einsatz.
Vielleicht noch ein kurzer Ausblick in die Zukunft. Was sind die Trends bei der Veranstaltungssicherheit?
Die Veranstaltungssicherheit entwickelt sich ständig weiter, um auf neue Bedrohungen und technologische Fortschritte zu reagieren. Ich nenne hier einfach mal einige Themen, die die Zukunft der Veranstaltungssicherheit verstärkt prägen werden. Integration von Künstlicher Intelligenz (KI), Drohnenüberwachung, Biometrische Zugangskontrollen, Cyber-Sicherheit, Echtzeit-Kommunikation und -Information durch Mobile Apps, verstärkter Einsatz von Virtual und Augmented Reality (VR/AR) und Crowd-Management-Technologien. Das ist sicherlich nicht abschließend. Es bleibt also spannend.
Vielen Dank fürs Gespräch