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Alles eine Frage der Technik

10.03.2021 | Bochum

Online Tagung

Viele Veranstaltungen und Events sind mittlerweile in den digitalen Raum verlegt worden. Und wir erleben gerade, dass bestimmte Veranstaltungstypen, wie Meetings, Tagungen oder Konferenzen, sogar sehr gut digital performen und analoge Events ersetzen können. Die Nachfrage nach solchen hybriden Events wird u.E. also auch nach Corona anhalten.

Aber: Wie haucht man einer digitalen Veranstaltung mehr Leben ein? Welche Dos and Don´ts gibt es dabei zu beachten? Welche Produktionsabläufe ändern sich? Und wie gelingt es im virtuellen Raum, Wissenstransfer oder auch Produktvorstellungen eine neue Dimension des Erlebens zu geben?

Wir haben unserem Techniker des Vertrauens, Dirk Schoppen von der Firma MediaArt Showtechnik, mal auf den Zahn gefühlt und ihm ein paar Fragen gestellt, die wir hier im Blog zusammengefasst haben.

Vorbereitung ist alles

Zuerst einmal benötigen die Teilnehmer (nicht nur der Moderator und die Referenten) eines virtuellen Events einen stabilen Internetzugang und ein geeignetes Endgerät (PC, Notebook, Tablet, Smartphone).  Zudem sollte im Hinblick auf ein „professionelles Erscheinungsbild“ auf Folgendes geachtet werden:

  • Tonqualität
    Ist das Mikrofon am Notebook ausreichend oder sollte besser ein externes Mikro genutzt werden? Umgebungsgeräusche und Rückkopplungen können durch ein Headset minimiert werden.
  • Lichtqualität
    Bei Bedarf können schlechte Lichtverhältnisse durch zusätzliche Lampen verbessert werden.
  • Hintergrund
    Ein schlichter Hintergrund ist für ein professionelles Auftreten unerlässlich. Ansonsten gilt es die Hintergrundfunktionen der Videokonferenzsysteme- zu nutzen und bspw. einen unscharfen Hintergrund oder ein Logo einzublenden.

Wird ein externer Raum zum Sendestudio, achtet der Techniker vor allem auf die Raumbeschaffenheit und ein ansprechendes bzw. abwechslungsreiches Bühnensetting. Eine ausreichende Anzahl an Stromanschlüssen und eine stabile Internetleitung mit mindestens 10Mbits für einen Full-HD-Stream sollten gewährleistet sein. Ist kein Netzwerkanschluss vorhanden, kann ein LTE-Zugang genutzt werden. Wichtig: Im Vorfeld sollte ausgiebig getestet werden, damit live auch alles klappt.

Moderatoren und Redner sollten stets gut zu hören sein. Bei der Wahl der Mikrofone ist auf eine gleichmäßige Signalstärke zu achten. Hier können ein Headset oder ein Ansteckmikro hilfreich sein. In einfachen Setups lässt sich ohne eine Tonregie auskommen. Sollte es mehrere Referenten und ggf. Einspielungen via Laptop (Film, PowerPoint) geben, ist eine Tonregie unverzichtbar. Hier ist auch zu bedenken, dass die Referenten externe, zugeschaltete Konferenzteilnehmer akustisch ankommen muss, Hier braucht man Monitorlautsprecher und auch einen Bildschirm, der die „Außenstelle“ zeigt.

Weiterhin ist im Vorfeld abzuklären, ob das Event aufgezeichnet und/oder der Chatverlauf gespeichert werden soll.

Wahl der Streamingplattform

Für die Umsetzung eines virtuellen Streams stehen verschiedene Videokonferenz-Plattformen zur Verfügung. Folgende Anbieter zählen zu den Bekanntesten:

  • Youtube
  • ZOOM
  • Microsoft Teams
  • GoToMeeting
  • Eventmobi
  • Cisco WebEx Meetings
  • Hopin
  • Meetyoo
  • Plazz

Jede Plattform hat Ihre Vor- und Nachteile. An dieser Stelle sind drei mal etwas ausführlicher erklärt..

Youtube ist wohl jedem von uns bekannt und kann auch in der digitalen Veranstaltungswelt als reine Streamingplattform für Livebild-Übertragung genutzt werden. Entscheidende Vorteile sind  die kostenlose Bereitstellung und die vergleichsweise hohe Bild- und Tonqualität.

Dennoch bringt die Plattform auch einige Nachteile mit sich. Eine Interaktion ist nur zwischen Gästen und Host möglich und dann auch  nur, wenn der User einen Youtube-Account angelegt hat. Ein weiteres Manko ist die Zeitverzögerung, auch Latenz genannt, die das Videoportal mit sich bringt - heißt Bild und den Ton weichen mehrere Sekunden voneinander ab. Diese Latenz erschwert die Kommunikation mit den Teilnehmern.

ZOOM bietet Konferenzteilnehmern eine Interaktion mit Bild und Ton. Via Chat können sich die Gäste alle miteinander, mit einzelnen anderen Gästen oder auch mit dem Host austauschen. Ab einer Teilnehmerzahl von 100 PAX benötigt der Veranstalter eine (kostenpflichtige) Lizenz, um uneingeschränkt auf sämtliche Funktionen zugreifen zu können. Dennoch benötigt niemand ein eigenes Konto, jeder kann sich über einen Zugangslink problemlos im Webbrowser einwählen. Es müssen keine zusätzlichen Anwendungen installiert werden. Hier ist das Motto: Schnell und einfach! Ein weiterer Vorteil: Das Event kann aufgezeichnet werden. So kann man sich den ganzen Spaß im Nachgang noch einmal anschauen.

Ebenfalls häufig genutzt ist Videokonferenzsystem Microsoft Teams. Dessen Features unterschieden sich kaum von den ZOOM Funktionen. Teams ist dann besonders sinnvoll, wenn ein Unternehmen in einer MS Office-Umgebung arbeitet und die zu zeigenden Präsentationen auf den firmeneigenen Servern liegen oder auch Unterlagen an die Teilnehmer verteilt werden sollen. Ein Nachteil ist die nicht immer stabile Bildqualität ist bei diesem System.

Eventapps machen das Leben leichter. Sie liefern ein Interface, welches die verschiedenen Funktionalitäten nahtlos integriert bzw. Schnittstellen zu anderen Tools aufbaut. Vom Teilnehmermanagement-Tool zur virtuellen Eventplattform mit Abstimmungs- und Umfragefunktion, Chatmöglichkeiten, Teilnehmer- und Rednervorstellung und Präsentationsdownload. Beispielhaft können wir hier Hopin, Mea oder auch individuelle Tools nennen.

Was passiert hinter der Kamera?

Es sollte auf jeden Fall ausreichend qualifiziertes Personal eingeplant werden, denn nur weil die Tagung oder die Konferenz online stattfinden, heißt das nicht, dass die Technik von nur einer Person erbracht werden kann.

Wie viele Menschen hinter der Kamera auf Hochtouren arbeiten, hängt von der Komplexität der Veranstaltung ab: Abstimmungstools, Einspieler oder Live-Übertragungen aus verschiedenen Destinationen erfordern auch andere Manpower.

Wie bei Konferenzen, die in Präsenz durchgeführt werden, kommen auch hier unterschiedliche Gewerke zusammen. Ein Tontechniker, der mit seinem Fachwissen richtig mikrofoniert und die verschiedenen Signale von Mikrofonen und z.B. Filmzuspielern oder Jingles aussteuert. Ein Lichttechniker, der in Absprache mit dem Kameramann das Licht einrichtet. Der Bildmischer, der aus den verschiedenen Kamerabildern, Filmzuspielern oder Präsentationen den Stream mischt. Er sorgt auch für die s.g. „Bild in Bild“ Einblendungen etc. Ein Medientechniker steuert die Präsentationen und kann auch letzte Änderungen während der Präsentation vornehmen. Bei aufwändigen Produktionen kann ein Regisseur für den Ablauf allen Gewerken die notwendigen Signale geben, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Außerdem gibt es hinter den Kameras einen Assistenten für den Moderator, der den Chat betreut und Fragen oder Anmerkungen entsprechend selektiert und sortiert. Ein Regisseur überwacht dabei stetig den Ablaufplan, der im Voraus detailliert geplant wurde.

Worauf ist noch zu achten?

Datenschutz, Netzwerkverschlüsslung und Browser sind wichtige Themen, die man im Vorfeld abklären sollte. Ein lokales Streaming über das interne Netzwerk (Intranet) ist bei einer vorhandenen Infrastruktur empfehlenswert. Hier wird der Stream in erster Linie nur werksintern gesendet – Kamerabild und Ton laufen über einen Server, der nur im Intranet gestreamt wird.

Ansonsten ist es ratsam, eine eigene Verschlüsslung und passwortgeschützte Streams zu verwenden. Und vor dem Start eines Streams muss über eine etwaige Aufzeichnung informiert werden.