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Digitale Tools verändern die Eventbranche

15.10.2020 | Bochum

Digitalisierung unaufhaltsam

Das Thema Digitalisierung ist omnipräsent und die rasante Tech-Entwicklung unaufhaltsam. Welche Implikationen ergeben sich hieraus für die Ausgestaltung von Events?

Die Veranstaltungswelt befindet sich nicht erst seit der Corona-Pandemie in einer digitalen Transformation. Die Verschmelzung analoger und digitaler Inhalte bleibt eine absehbare Entwicklung. Corona ist hier lediglich Brandbeschleuniger - denn Live-Events werden zunehmend durch digitale Formate ausgebaut und somit als hybride Veranstaltung erlebbar. Das schafft nicht nur eine größere Reichweite. Digitale Tools, die ein Teilnehmer- und Einlassmanagement unterstützen, machen das gesamte Eventmanagement auch deutlich effizienter und sicherer. Digitale Tools verändern die Eventbranche - soviel ist mal klar.

Bei der Planung eines Events ist abzuwägen, ob und welche Tools sinnvoll sind. Welche digitalen Tools sind aus Kosten-Nutzen-Sicht oder anderen Gründen zu empfehlen? Gerne unterstützen wir, der REVIERKÖNIG, Sie bei der Auswahl, denn mittlerweile gibt es eine ganze Reihe an digitalen Lösungen. Bei der Auswahl ist darauf zu achten, dass die Software auch tatsächlich zu den Veranstaltungen des Unternehmens passt. Darüber hinaus kurbeln einige Anbieter wie XING-Events und Eventbrite nebenbei auch noch die Vermarktung kostenpflichtiger Veranstaltung an.

QR-Code scannen

Digitale Tools sind schon seit Jahren im Einsatz, wurden bislang aber nur von 20-30 Prozent der Unternehmen genutzt.

Excel und persönliche Einladungskarten dominierten bislang oftmals die Ablaufplanung.  Dabei liegen die Vorteile einer digitalen Lösung im Bereich Teilnehmermanagement auf der Hand. Sowohl im Vorfeld als auch in der Nachbereitung einer Veranstaltung, bietet eine derartige Software große Vorteile. Übersichtlich wird hier angezeigt, wie viele Teilnehmer bereits zugesagt haben, An- und Abmeldebestätigungen werden zusammen mit weiteren Informationen automatisch verschickt, Zwischenstatus sind jederzeit einseh- und abrufbar und auch Zugriffsrechte können individuell hinterlegt werden, um das Ganze datenschutzkonform zu gestalten. Zudem kann der Empfang der Teilnehmer am Event mittels Gästeliste am Smartphone, Tablet oder Laptop digital umgesetzt werden. Alle Kontaktpunkte mit den Gästen erfolgen über eine zentrale Plattform.

Und auch in Punkto Nachverfolgbarkeit der Teilnehmer und Hygiene punkten die digitalen Lösungen. Kontaktdaten können schnellstmöglich weitergeleitet werden, falls es zu einem Infektionsfall kommen sollte. Dabei findet die Erfassung der Kontaktdaten der Teilnehmer kontaktlos statt, denn keiner muss mehr denselben Stift anfassen, um sich in einer Anwesenheitsliste einzutragen. Das Scannen von QR-Codes ist die schnellste und sicherste Variante, um den Einlass einer Veranstaltung professionell umzusetzen. Dies ist bereits für Veranstaltungen ab 50 Teilnehmern zu empfehlen.

Aber es gilt in Coronazeiten auch, gerade beim Check-In, Abstände zu wahren und damit Teilnehmerdichte zu entzerren. Das kann mit Hilfe einer Teilnehmer-Software erfolgen, die individuelle Zeitslots für den Check-In der Teilnehmer ermöglicht.

Und auf dem Event? Was können digitale Tools dort leisten?

Ein weiterer Vorteil ist, dass das Projektmanagement jederzeit überwachen kann, wie viele Personen sich zu einem bestimmten Zeitpunkt auf dem Veranstaltungsgelände befinden. Plattformen, wie Allseated, colada und pretix bieten eine Verwaltung der Sitzplätze mittels Teilnehmermanagement-System an. Pretix wirbt außerdem damit, als erster Ticketinganbieter am Markt, einen echten Mindestabstand in der Software umsetzen zu können.

Mittels einer EventApp können die Teilnehmer ferner aktiv in das Geschehen vor Ort eingebunden werden und mittels ihrer mobilen Geräte mit anderen Teilnehmern in Echtzeit per Chat in Kontakt treten, Ideen diskutieren, im Live-Stream sichtbar werden und in Workshops bzw. Break-out Sessions gruppenindividuelle Lösungen erarbeiten. Jederzeit einsehbar und kurzfristig änderbar sind klassische Inhalte wie die aktuelle Agenda, Reisepläne, Hotelinformationen und Referentenübersichten und Teilnehmerlisten.

Die Herausforderung ist es, einen passenden Anbieter zu finden, der verschiedenste Funktionalitäten bereits nahtlos integriert hat oder in der Lage ist, Schnittstellen zu anderen Tools aufzubauen. Vom Teilnehmermanagement-Tool zur virtuellen Eventplattform.

Event App
Fotocredit: Plazz AG